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门店顾客投诉处理规则

[导读]:一、顾客投诉的类型: 顾客投诉三大类型:商品投诉、服务投诉、安全投诉 商品投诉 价格投诉(标价和实际价格不符、定价高)缺货投诉(没有顾客需要的商品、商品长时间断货)质量投诉...

一、顾客投诉的类型:

顾客投诉三大类型:商品投诉、服务投诉、安全投诉

商品投诉

价格投诉(标价和实际价格不符、定价高)缺货投诉(没有顾客需要的商品、商品长时间断货)质量投诉(次品、坏货、过期、瑕疵、品名和实物不符)标示投诉(无中文标示、无进口标签、生产日期、有效日期模糊、无标识或夸大功效)

服务投诉

员工态度不好(语气或语言使用不当、不搭理顾客)收银操作不当(多收钱、少找钱、包装不当、物品遗漏、结账等候时间长)服务项目不足(不能履行三无退货、不能提供三包服务、不能提供送货上门)

安全投诉

环境影响(通道影响通行、卫生差、蚊蝇、音乐音量过大)意外事件发生(顾客物品丢失、顾客意外伤害)

二、处理顾客投诉的权责:

1. 现场投诉为首问接待制,一人接待,切忌多人处理;

2. 店长或领班为门店投诉处理责任人,损失100元以下门店直接处理,超过以后需提交营运部处理;

3. 营运部负责投诉电话接听及平台投诉处理,营运部可以处理损失300元以下的投诉,超过报总经理同意后处理;所有需要进行顾客补偿的均需要顾客在投诉处理协议书上签字(附格式),营运部客服专员需对客诉进行登记。

4、投诉的责任人需按相关规定进行处罚。

三、顾客投诉处理的原则

1、 避免矛盾的激化,大事化小,小事化了;

2、 从顾客角度思考问题,第一时间迅速处理;

3、 在保证顾客满意的前提下维护公司的利益;

4、 不超过职权范围处理,不能轻率承担责任;

四、处理顾客抱怨的步骤;

1、倾听;

尊重的态度、耐心的倾听、不打断顾客的诉说;有目光的接触和肢体语言表达;站在顾客的角度考虑问题,酝酿解决方案。

2、第一时间处理;

应当遵循"首问接待制"的原则,不推脱,遇到自己无法处理的投诉时要及时告知店长解决,不让顾客投诉带出店门,要当场快速解决。

3、谨慎处理顾客抱怨;

对顾客不愉快的购物经历表示道歉;根据顾客的诉求,以诚恳的态度提出解决方案;在自身权限允许的条件下尽可能满足顾客的需求,不得随意处理打发顾客造成投诉升级或损害公司的利益。

4、随机应变,灵活处理;

在处理投诉遇到困难时,需要寻找援助,或更换处理人、地点、时间。

5、感谢顾客;

顾客投诉是对我们的信任,在解决顾客投诉的问题后要感谢顾客的抱怨。

6、总结投诉;

每一起投诉要有总结、处罚、改进情况的上报。

五、处理顾客抱怨时的措辞

处理有说明、说服、道歉、补偿等几种方式,以当事人个人出面处理比较妥当。

(一)缓和顾客的怒火

1、"对不起,不知道有没有造成您的困扰?"

2、"造成您的困扰了,真是对不起。"

3、"真是很对不起,能不能告诉我到底发生什么事了?"

4、"对不起,能不能具体告诉我事情发生的经过?"

类似以上的说法,记得一定要使用"对不起"的措辞。

(二)倾听顾客抱怨时说的话

附和顾客的话,边点头边说"是的"、"是这样啊"以示认同,听对方说话的时候,请尽量使用表示同情的话。不要在顾客表达不满时中途反驳或插嘴。

(三)顾客说完时你回应的话

1、完全了解的时候

"我了解了。"

"我完全清楚了。"

2、不了解的时候

"对不起,您可不可以再说详细一点?"

"对不起,是刚才的同事没听清楚你的意思,可不可以再说一遍呢?"

(四)激怒顾客的时候

1、"对不起,是不是有什么令您生气的事?可不可以告诉事情的始末?"

2、"惹您生气了,真是对不起。"

3、"我知道自己不小心引起您的不满,但我诚心诚意地向您道歉。"

4、"如果因为我的说法不好,而让您觉得不愉快的话,我诚心地向您道歉。"

(五)当顾客说"叫您有主管出来"的时候

"这件事由我全权处理,承办人正是我。"

处理顾客的投诉,基本是由当事人亲自来处理为原则,但是,如果对方坚持"叫主管出来"或是"叫能做主的人出来"时,你就跟他说"那请您稍等一下",然后立刻禀告比你资深的同事或是公司的主管以决定对策。

(六)当顾客说"看你怎么办"的时候

"您所说的话我非常了解,发生这样的事我很抱歉,在我和主管谈过之后,我会再给您一个答案。"

超出自己处理权限,要和主管谈过之后再根据指示处理,但如果是自己权限内能决定的事,就要马上下决定。

(七)道歉之忌

1、切忌缺乏诚意

道歉最重要的是诚意,用检讨的心意向顾客表白。

2、切忌犹豫不决

如果自己的过失给顾客带来了不好的影响,越是犹豫不决,越是会失去道歉的机会。

3、切忌不及时道歉

当顾客发火或是训斥自己的时候,由于害怕被训斥而沉默,会使事更加严重。这时必须拿出勇气及时道歉。

4、切忌道歉时先辩解,先逃避责任

首先要道歉,等顾客变得冷静的时候,再申诉自己的意见和主张。

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